Success Story: RAFIs Erfahrungen mit SAP & SYBIT

Ausgangspunkt

Im CRM-Bereich nutze RAFI bisher ein System, das die Anforderungen des ständig wachsenden, innovativen Unternehmens nicht mehr erfüllen konnte. Es ließ sich nicht gruppenweit nutzen, hatte keine Integration in das ERP, war lediglich auf Deutsch verfügbar und durch viele Adaptionen so unflexibel, dass Rollouts in anderen Standorten mit großem Aufwand verbunden waren. Ein durchgängiger Prozess von Marketing über Vertrieb war so nicht gewährleistet – für RAFIs Kundenorientierung eine unbefriedigende Lösung. RAFI blickte daher konsequent nach vorn: Mit der zunehmenden Größe war der Ruf nach einem global einheitlichen Auftreten und Agieren am Markt immer dringlicher. Ein wesentlicher Treiber bestand in dem Bedarf der gruppenübergreifenden Kommunikation und entsprechendem Reporting, um eine größtmögliche Transparenz zu schaffen. Die 360° Sicht auf den Kunden, und dies weltweit, war die Motivation zur Einführung der SAP Sales Cloud. Sie bietet RAFI all das auf direktem Weg, ohne die Notwendigkeit aufwändiger Anpassungen: transparente und standardisierte Datennutzung, Forecasting, KPI-Analysen und Measurements.

Projektdetails

• 6 Monate Projektlaufzeit
• Juni 2020: Go-Live Sales Cloud in der Zentrale in Berg, inkl. Lead-to-Opportunity Funktionen
• Keine Entwicklung nötig, alle Prozesse im Standard gelöst
• 360° Kundensicht, volle Transparenz für Vertrieb und Marketing auf Marktdaten
• Trotz technischer Hürden erfolgreiche Anbindung der Telefonanlage, Outlook-Anbindung, Datenmigration aus Altsystem und Datenbereinigung
• Integration aller Sparten: Komponenten (Standard und Kataloggeschäft), Systemgeschäft, EMS
• Start mit 80 Usern, sukzessive Integration weiterer Standorte in Deutschland und international

Ergebnisse und Highlights

• Zahlreiche konkrete Verbesserungen: Ablösung von Einzellösungen, Excel und Fremd-Tools; Ausweitung der Marketingaktivitäten wie E-Mail-Kampagnen; Optimierung der Vertriebsprozesse; Schaffung effizienterer Arbeitsbedingungen.
   
• Große Vorteile vor allem im Lead- und Opportunity-Prozess: über alle Bereiche hinweg einheitliche und effektive Bearbeitung und Weiterentwicklung der Leads, deutlich optimierter Fokus auf Verkaufschancen.
   
• Optimales Team-Setting: Ein entscheidungsbefugtes Team aus Marketing, Zentralvertrieb und IT bei RAFI sorgt im Projekt für eine sehr schnelle und fehlerfreie Umsetzung; ein eigenes Begleitungsteam für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter setzt sich intensiv mit dem System auseinander, gibt intern Schulungen für die User und schafft schnell hohe Akzeptanz.
   
• Agile SYBIT-Methodik entscheidender Erfolgsfaktor: Obwohl das Projekt nahezu vollständig remote stattfindet, sorgt das agile Vorgehen für sehr hohe Transparenz; durch hochfrequente Kommunikation und einer festen RAFI-Mitarbeiterin im SYBIT-Team wachsen beide Seiten in kürzester Zeit eng zusammen.
   
• Fokus auf das Wesentliche: Durch die volle Konzentration auf die Features, die in kurzer Zeit spürbare Benefits bringen, kann nah am Standard gearbeitet werden und das Projekt schnell und reibungslos durchgeführt und realisiert werden – in Budget und in Time.